Gizlilik İlkesi ve Kişisel Verilerin Korunması

Gençler Merak Ediyor Topluluğu (GMET) olarak üyelerimizin, gönüllülerimizin, etkinlik katılımcılarımızın ve web sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımızın kişisel verilerinin korunmasına ve gizliliğinin sağlanmasına önem veriyoruz. Topluluk faaliyetlerimiz kapsamında elde edilen bilgilerin güvenli, şeffaf ve amaca uygun şekilde işlenmesini temel ilkelerimiz arasında kabul ediyoruz.

1. Gizlilik İlkesinin Amacı

• Üyelerimizin ve ziyaretçilerimizin kişisel bilgilerinin gizliliğini korumak.
• Kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesini sağlamak.
• Bilgilerin yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini, kullanılmasını veya paylaşılmasını önlemeye yönelik tedbirler almak.
• Topluluk faaliyetlerinde şeffaflık ve güven esasını benimsemek.
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki mevzuata uygun hareket etmek.

2. Hangi Bilgiler Toplanabilir?

Topluluğumuzun internet sitesi, üyelik işlemleri, başvuru formları ve etkinlik organizasyonları kapsamında, gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki bilgiler talep edilebilir:

• Kimlik ve iletişim bilgileri: Ad, soyad, e-posta adresi ve telefon numarası.
• Eğitim bilgileri: Üniversite, fakülte, bölüm ve sınıf bilgisi.
• Üyelik bilgileri: Üyelik başvurusu, topluluk içindeki görevler ve başvuru durumu.
• Etkinlik bilgileri: Etkinlik kayıtları, katılım durumu ve organizasyon için gerekli bilgiler.
• Başvuru bilgileri: Proje, temsilcilik, yönetim kurulu ve etkinlik başvurularında kullanıcı tarafından paylaşılan bilgiler.
• Görsel ve işitsel kayıtlar: Etkinliklerde çekilen fotoğraf ve videolar; ilgili mevzuata ve gerekli izinlere uygun olarak.
• Teknik bilgiler: İnternet sitesinin altyapısına bağlı olarak IP adresi, erişim kayıtları ve çerez bilgileri.

Her veri kategorisi her faaliyet kapsamında toplanmaz. Yalnızca ilgili faaliyetin amacı için gerekli olan bilgiler talep edilir.

3. Kişisel Veriler Hangi Amaçlarla Kullanılır?

Toplanan bilgiler, ilgili hukuki şartların bulunması kaydıyla aşağıdaki amaçlarla kullanılabilir:

• Üyelik başvurularının değerlendirilmesi ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi.
• Etkinlik, gezi, eğitim ve proje başvurularının alınması.
• Katılımcılarla etkinlik öncesinde ve sonrasında iletişim kurulması.
• Organizasyonların planlanması ve katılımcı kontenjanlarının düzenlenmesi.
• Topluluk içi görev dağılımlarının ve temsilcilik süreçlerinin yürütülmesi.
• Proje faaliyetlerinin, katılım belgelerinin ve gerekli organizasyon kayıtlarının hazırlanması.
• Etkinlik duyurularının ve topluluk faaliyetlerine ilişkin bilgilendirmelerin iletilmesi.
• İnternet sitesinin güvenliğinin sağlanması ve teknik sorunların giderilmesi.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Temel İlkeler

• Hukuka uygunluk: Kişisel veriler yürürlükteki mevzuata uygun olarak işlenir.
• Doğruluk ve güncellik: Verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına özen gösterilir.
• Belirli amaç: Bilgiler, önceden belirlenmiş ve meşru amaçlar doğrultusunda kullanılır.
• Amaçla sınırlılık: Toplanan bilgiler, gerekli ve ilgili olan kapsamla sınırlı tutulur.
• Saklama süresi: Veriler, ilgili amaç ve hukuki yükümlülükler için gerekli olan süre boyunca saklanır.
• Güvenlik: Kişisel verilerin korunması için uygun teknik ve idari tedbirler alınır.

5. Kişisel Verilerin Üçüncü Taraflarla Paylaşılması

• Kişisel veriler, kural olarak herkesin erişimine açık şekilde paylaşılmaz.
• Etkinlik veya proje organizasyonu için gerekli olduğunda, veriler yalnızca uygun hukuki şartlar çerçevesinde ilgili kurum ve kuruluşlara aktarılabilir.
• Üniversite birimleri, kamu kurumları, organizasyon sağlayıcıları veya teknik hizmet sunucularıyla paylaşım yapılması gerekiyorsa aktarımın amacı ve kapsamı dikkate alınır.
• Kişisel veriler reklam, pazarlama veya farklı amaçlarla gelişigüzel paylaşılmaz.
• Kanunen yetkili kurum ve kuruluşların usulüne uygun talepleri, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde değerlendirilir.
• Yurt dışına veri aktarımı söz konusu olursa ilgili mevzuatta öngörülen şartlara uyulur.

6. Fotoğraf, Video ve Görsel İçeriklerin Kullanımı

Topluluğumuzun etkinliklerinde fotoğraf ve video çekimleri gerçekleştirilebilir. Bu kayıtların kullanımı sırasında kişisel verilerin korunmasına ilişkin kurallara dikkat edilir.

• Etkinlik fotoğrafları ve videoları, uygun hukuki şartlar sağlandığında topluluk faaliyetlerinin tanıtımı ve belgelenmesi amacıyla kullanılabilir.
• Görsellerin internet sitesinde, sosyal medya hesaplarında veya tanıtım materyallerinde yayımlanması ilgili mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilir.
• Gerekli durumlarda ilgili kişiler bilgilendirilir ve gerekli izinler alınır.
• Katılımcıların mahremiyetini zedeleyebilecek içeriklerin paylaşılmasından kaçınılır.
• Görsel kullanımına ilişkin talepler, ilgili kişinin hakları ve uygulanabilir mevzuat çerçevesinde değerlendirilir.

7. Bilgi Güvenliği

• Kişisel verilere yalnızca görev ve yetkileri kapsamında erişmesi gereken kişilerin erişmesi hedeflenir.
• Başvuru formlarının ve dijital kayıtların korunması için uygun güvenlik önlemleri alınır.
• Kişisel bilgilerin yetkisiz kişilerle paylaşılmaması için gerekli dikkat ve özen gösterilir.
• Bilgi güvenliği riskleri ve olası veri ihlalleri değerlendirilir.
• Olası bir veri ihlalinde yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği bildirim ve müdahale süreçleri uygulanır.

8. Çerezler ve İnternet Sitesi Verileri

İnternet sitemizde çerezler veya benzeri teknolojiler kullanılması hâlinde aşağıdaki ilkeler gözetilir:

• Sitenin çalışması ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik veriler işlenebilir.
• Analiz, istatistik veya kişiselleştirme amaçlı çerezler kullanılıyorsa bunlara ilişkin gerekli bilgilendirme yapılır.
• Hukuken gerekli olduğu durumlarda kullanıcı onayı alınır.
• Kullanıcılar, tarayıcı ayarları üzerinden çerez tercihlerini yönetebilir.
• Çerezlerin türleri, amaçları ve saklama süreleri, sitede fiilen kullanılan teknolojilere göre açıklanır.

9. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

• Veriler, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır.
• İlgili mevzuatta belirlenen saklama süreleri varsa bu sürelere uyulur.
• Saklama sebebi ortadan kalkan veriler, başka bir hukuki neden bulunmadığı takdirde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
• Saklama ve imha süreçlerinde veri güvenliği gözetilir.

10. İlgili Kişilerin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında, uygulanabilir olduğu ölçüde ilgili kişiler:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenebilir.
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilir.
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilir.
• Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri, mevzuat kapsamında öğrenebilir.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini talep edebilir.
• Kanunda belirtilen şartlar oluştuğunda kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir.
• Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz sonucu aleyhlerine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz edebilir.
• Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğramaları hâlinde zararın giderilmesini talep edebilir.

Bu hakların kullanılması, kanunda öngörülen şartlara ve istisnalara tabidir.

11. Çocuklara ve Reşit Olmayan Katılımcılara İlişkin Veriler

• Reşit olmayan katılımcıların kişisel verileri bakımından özel hassasiyet gösterilir.
• Gerekli olduğu durumlarda veli veya yasal temsilci bilgilendirmesi ve izni süreçleri uygulanır.
• Katılımcıların güvenliğini ve mahremiyetini tehlikeye düşürebilecek bilgiler kamuya açık şekilde paylaşılmaz.

12. Harici İnternet Siteleri ve Bağlantılar

İnternet sitemizde farklı kurumlara, sosyal medya platformlarına veya üçüncü taraf internet sitelerine bağlantılar bulunabilir.

• Bu bağlantılar üzerinden erişilen sitelerin gizlilik uygulamaları kendi sorumluluklarındadır.
• Üçüncü taraf sitelerin kişisel verileri nasıl işlediği, ilgili sitelerin kendi gizlilik politikaları üzerinden incelenmelidir.
• Topluluğumuzun kontrolü dışında bulunan platformların uygulamalarından, hukuki sorumluluk çerçevesi dışında, doğrudan sorumluluk üstlenildiği anlamı çıkarılmamalıdır.

13. Gizlilik İlkesinde Değişiklikler

• Gizlilik ilkesi, mevzuattaki değişiklikler veya topluluk faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda yenilenebilir.
• Güncellenen metin, internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olacak şekilde düzenlenebilir.
• Önemli değişikliklerde, gerekli olduğu ölçüde ilgili kişiler bilgilendirilir.

14. İletişim ve Başvurular

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sorularınızı, bilgi taleplerinizi ve kanuni haklarınız kapsamındaki başvurularınızı Gençler Merak Ediyor Topluluğuna iletebilirsiniz.

Başvuruların doğru şekilde yönlendirilebilmesi için iletişim bilgileri, topluluğun resmî internet sitesinde doğrulanmış iletişim kanalları üzerinden paylaşılmalıdır.

Topluluk: Düzce Üniversitesi Gençler Merak Ediyor Topluluğu (GMET)

İletişim: Topluluğun resmî iletişim kanalları üzerinden başvuru yapılabilir.